Notre quotidien est dominé par le numérique. Mails, fichiers, et outils numériques jouent un rôle essentiel dans notre vie. Cet aspect virtuel, et donc invisible, prend une grande dimension vu la surcharge qu’il peut engendrer. Du stress à la perte d’efficacité, les conséquences ne sont pas négligeables. Il est donc important de reprendre le contrôle en ayant une bonne gestion de notre environnement numérique. Dans cet article je vous donne 5 clés qui vous permettront d’optimiser l’utilisation de votre espace numérique, et de gagner du temps et de l’énergie en utilisant les bons outils numériques. En résumé, les moyens pour organiser la vie numérique de manière optimisée.

Astuce 1 : Organisation des fichiers

D’abord les centraliser

Nous avons tous cette tendance à garder nos fichiers au même emplacement où on les a enregistrés la première fois. Nous nous retrouvons alors avec des doublons du même fichier, nous perdons du temps à chaque fois pour les chercher. Il nous arrive même de perdre des fichiers. La bonne pratique consiste à centraliser tous vos documents dans un seul emplacement.

Ensuite les classer

Centraliser c’est bien, classer ensuite c’est encore mieux. Trier et classer vos fichiers de manière méthodique est essentiel pour y faciliter l’accès. Commencez par créer des catégories avec un dossier parent pour chaque catégorie. Utilisez ensuite une structure hiérarchique avec des sous-catégories. Nommez vos dossiers de manière logique en fonction des fichiers qu’ils contiennent.

Voici un exemple :

Démarches administratives à Etat civile, Fiscalité, Logement, Médical, Véhicule

Astuce 2 : Organisation des mails

Revoir la boite de réception

Votre boite mail doit surement contenir des centaines, sinon des milliers de mails. Un grand nombre de mails n’a même pas été ouvert. Pour la simple raison que vous avez vu l’expéditeur et l’objet, et vous en avez déduit que le mail est inutile. Commencez d’abord par supprimer tous ces mails inutiles, puis supprimer ceux que vous avez déjà consulté et qui se sont avérés inutiles également. Votre boite de réception est déjà allégée. Pensez également à vous désinscrire des newsletters dont vous n’avez pas besoin. Il vous suffit de cliquer sur le lien de désabonnement qui se trouve en bas du mail.

Trier et catégoriser pour organiser la vie numérique

Le nettoyage de la boite mail finalisé, passons à l’organisation. Dans la même logique que pour les fichiers, créez des catégories pour vos mails, sans oublier de créer un dossier « A traiter » pour les mails que vous ne traitez pas tout de suite. Vous aurez des dossiers facilement accessibles depuis votre boite de réception. En résumé, à la réception d’un nouveau mail, ayez le réflexe de :

• Le Supprimer immédiatement s’il est inutile
• Y répondre immédiatement si cela prend moins de 2 minutes
• Le classer immédiatement dans le bon dossier si vous l’avez traité
• Le classer dans le dossier A traiter sinon

Astuce 3 : Les accès 

La vie numérique que nous menons nous pousse à multiplier les accès vers de nombreuses ressources. Afin d’éviter de chercher en permanence le lien du service des impôts par exemple, il serait plus pratique d’avoir un fichier dédié avec les liens directs que vous utilisez de manière fréquente. De la même manière, pensez à créer un fichier sécurisé avec les identifiants et mots de passe pour vos différents accès. Votre cerveau sera allégé car il ne sera pas sollicité en permanence.

Astuce 4 : Nettoyage, mise à jour et sauvegarde

Maintenir un espace de travail organisé

Maintenant que vous avez mis un coup de propre dans votre vie numérique, il faut savoir maintenir une bonne organisation au quotidien. Essayez de bloquer un créneau hebdomadaire pour faire le tri, traiter les mails en attente, et entretenir votre système d’organisation. Pensez à vider la corbeille. Ces quelques minutes vous permettront de gagner en sérénité et en productivité.

Sauvegarder et sécuriser vos données

Pour sauvegarder vos données, trois solutions s’offrent à vous :

• Disque dur externe : support physique non connecté pour une meilleure protection de vos données
• Cloud pour un accès facile de n’importe quel endroit
• Les deux options à la fois pour bénéficier des avantages de chacune.

Pour protéger vos données, utilisez un antivirus fiable et protégez vos fichiers sensibles avec des mots de passe. Pour des données très sensibles, vous pouvez opter pour le chiffrement à deux facteurs. C’est-à-dire qu’en plus d’un mot de passe, il faut utiliser un objet que vous possédez pour vous authentifier (via une application d’authentification sur votre smartphone).

Astuce 5 : Outils de gestion et productivité pour organiser la vie digitale

Pourquoi les utiliser

On ne peut organiser la vie numérique de manière optimale sans avoir recours aux différents outils numériques disponibles. Ces outils nous permettent de centraliser et structurer un grand nombre de données, afin de faciliter la gestion des taches et des documents. Avec les outils numériques, nous avons une meilleure visibilité sur les actions à mener ainsi que sur leur évolution. Ces outils nous permettent de mesurer l’efficacité, et d’ajuster notre méthode d’organisation.

Des exemples d’outils

Vous pouvez trouver une multitude d’outils vous permettant d’organiser la vie numérique de manière efficace, en fonction de votre besoin. De la gestion de taches et productivité (Trello, Notion…), à la gestion des rendez-vous (Google Calendar,…), en passant par la gestion des mails (Clean Email, …) et des mots de passe (LastPass) et du stockage des fichers (DropBox, Google Drive, …).

Pour un télétravail productif, organiser la vie numérique est primordial. Choisissez les bons outils pour plus de sérénité.

Par ailleurs, pensez à alléger votre smartphone en désinstallant les applications inutiles, afin de réduire l’espace de stockage de votre téléphone, mais aussi pour éviter la surcharge d’informations provoquée par un nombre important de notifications.

Maintenant vous avez les clés pour mettre en place un système structuré pour organiser la vie numérique de manière efficace. En utilisant la bonne méthode, et les bons outils qui sont adaptés à votre quotidien, vous serez vite allégée de la charge numérique qui perturbe votre vie. En restant méthodique et constante, vous arriverez à maintenir un environnement numérique serein, à réduire votre stress, et à gagner du temps au quotidien.